Как подготовить тендер на внедрение автоматизированной системы управления складскими процессами?
Проведение тендера по выбору автоматизированной системы управления складом может быть сложным процессом, который требует тщательной подготовки. Вот несколько шагов, которые могут помочь в проведении такого тендера:
Определите требования к системе. Включите в них технические характеристики оборудования, необходимого для работы системы, а также функциональные требования, такие как управление запасами, оптимизация процессов приемки-выпуска и т.д. Определите критерии оценки управления складом. Необходимо определить, какие функциональные возможности должна иметь система управления складом, чтобы соответствовать потребностям вашей компании. Например, нужно ли, чтобы система могла работать с отдельными складскими зонами, отслеживать перемещения товаров и т.д.
Сформулировать запрос на предложение (Запрос предложения (англ. Request for proposal, RFP) — документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении каких-либо товаров или услуг. Создаётся заказчиком для потенциальных подрядчиков (поставщиков) в тендерных или аукционных процессах.). Это документ, который содержит описание требований к системе и описывает процесс тендера. В РФП следует указать критерии оценки предложений, сроки, бюджет и т.п.
Разработайте техническое задание. Напишите подробное техническое задание, которое содержит требования к системе управления складом, критерии оценки поставщика и условия контракта.
Определите требования к поставщику. Решите, какие критерии должен удовлетворять поставщик системы управления складом и определите условия договора.
Пригласите потенциальных поставщиков. Необходимо определить список поставщиков, которые могут предложить систему, соответствующую вашим требованиям. Список можно определить через Интернет-поиск, обращения к коллегам в отрасли или через бизнес-консультантов.
Оцените предложения поставщиков. После получения предложений от всех поставщиков нужно оценить их на соответствие требованиям в РФП и сравнить различные аспекты, такие как функциональность, цена, поддержка и др.
Обследуйте склады компаний, на которых стоит предложенная система управления складом, чтобы оценить качество ее работы в реальных условиях.
Проконсультируйтесь с другими клиентами поставщика, чтобы получить отзывы о качестве их системы управления складом.
Принимайте решение о выборе поставщика на основании всей собранной информации.
Примите решение и заключить контракт. На основании оценки всех предложений следует принять решение и заключить контракт с поставщиком, который предложил наиболее подходящую систему по соответствию требованиям и оптимальную стоимость.
Важно отметить, что выбор автоматизированной системы управления складом - это серьезное решение, поэтому следует воздержаться от слишком быстрого выбора и заботиться о широком привлечении внимания и поддержке со стороны всех заинтересованных сторон внутри компании: склада, логистики, продаж.